VIDEO: #Hablando de procesos licitatorios con José Luis Ayala

Las etapas de una licitación en México

Convocatoria

Esta primer etapa es la que le da origen a todo el proceso de licitación y abarca el momento en que se hace el aviso público sobre la intención que tiene el organismo gubernamental de licitar un bien o servicio, la redacción del contenido específico de todas las características y requisitos que deben ser cubiertos. También se deben incluir las formalidades correspondientes: fecha, lugar y funcionario que la firma y su publicación en los diarios y periódicos más importantes del país o de la zona geográfica correspondiente, además del Diario Oficial de la Federación.

La convocatoria también debe incluir las bases o requisitos para que las empresas puedan participar y los anexos correspondientes. Estos anexos son todos los documentos y formatos extra que deben ser tomados en cuenta y/o llenados por las empresas y deben contar con algunos elementos que les den formalidad, como sellos, firmas y algunas frases.

Junta de Aclaraciones

Esta segunda etapa de la licitación busca que las empresas despejen todas las dudas que tengan, aclaren cualquier situación que no se encuentre correctamente detallada y permite que las entidades convocantes corrijan cualquier error que se haya podido dar o cualquier información errónea que haya sido dada durante la convocatoria. Cuando esta etapa es llevada a cabo correctamente, se abre la posibilidad de tener mejores resultados de la licitación.

Integración de propuestas

Una vez que se tiene la certeza de lo que la entidad convocante está buscando, las empresas deben realizar la recopilación de todos los documentos solicitados en la convocatoria para presentarlos en tiempo y forma. Las propuestas deben ser integradas o constituidas siguiendo de manera estricta los requisitos estipulados en la convocatoria, sin omitir ni agregar ningún elemento.

Presentación de propuestas

Cuando ya se tienen integradas las propuestas, éstas deben ser entregadas dentro del periodo estipulado para ello. La presentación de propuestas se puede hacer de tres maneras:

1. Física. Las propuestas son entregadas en un sobre cerrado que garantice su inviolabilidad hasta su apertura pública, la cual se lleva a cabo para corroborar los documentos que son entregados y que pasan a la segunda etapa.
2. Electrónica. Este tipo de presentación se debe hacer usando los medios electrónicos que han sido aceptados por la dependencia convocante, los cuales han sido calificados como seguros y confiables para las dos partes.
3. Mixtas. En algunos casos, las dependencias convocantes solicitan que la propuesta sea presentada tanto de forma electrónica como física. En caso de que se encuentren diferencias entre una y otra, se tomará como real la propuesta física.

Evaluación y fallo

Cuando ya se tienen todas las propuestas, el jurado correspondiente procede a evaluarlas para determinar cuál de todas ellas satisface las necesidades de la dependencia convocante. Durante este proceso tan sólo se puede esperar hasta el momento del fallo.

El objetivo de las etapas de la licitación

La licitación es un proceso con sus etapas bien delimitadas, lo que permite que todas las empresas aplicantes conozcan perfectamente bien los pasos a seguir y que las dependencias se liberen de cierta carga de trabajo que las haría más lentas para encontrar los servicios que satisfagan sus necesidades.